Competenze
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L’ufficio riceve tutti i documenti ufficiali quali istanze, domande, comunicazioni ufficiali, atti giuridici, ecc. inviati al Comune sia in formato cartaceo che digitale e li numera e classifica in base a criteri prestabiliti che possono includere la tipologia del documento, la sua provenienza, l'argomento trattato, ecc.
Ogni documento riceve un numero di protocollo univoco che serve a identificarlo all'interno dell'archivio del Comune; questo numero è importante per il tracciamento e il recupero del documento in futuro.
I dati relativi ai documenti ricevuti vengono inseriti in un sistema informatico dedicato che consente di gestire efficacemente l'archiviazione e il recupero delle informazioni.
Una volta registrato, il documento viene indirizzato agli uffici o alle persone competenti per il suo trattamento o per ulteriori azioni.
Dopo aver completato la fase di registrazione e distribuzione, l'ufficio provvede all’archiviazione dei documenti in conformità alle normative vigenti in materia di conservazione documentale.
Su richiesta, l'ufficio protocollo può emettere copie dei documenti archiviati o rilasciare certificazioni che attestano l'esistenza e il contenuto dei documenti.